«Коммуникативные технологии в деятельности государственных и муниципальных служащих»

Лекция №3

Тема: «Коммуникативные технологии в деятельности государственных и муниципальных служащих»

Ключевые слова: коммуникация, взаимодействие, коммуникативные технологии, связи с общественностью, имидж, организационная культура, внутриорганизационные коммуникации, внешние коммуникации, управленческое решение.

Коммуникация представлена как опосредованное и целенаправленное взаимодействие социальных субъектов, включающее в себя процесс передачи информации интеллектуального и эмоционального содержания от источника к получателю и правильно понятое последним. При этом стороны коммуникационной деятельности находятся в ролях субъекта и объекта коммуникационного воздействия.

В основе функционирования любого подразделения находятся следующие процессы коммуникационного взаимодействия: обмен информацией; координация действий; совместное участие в принятии решений; организация их исполнения; планирование и др.

Особенности коммуникационного взаимодействия в системе органов власти: субординация; корпоративный дух государственных или муниципальных служащих как особой профессиональной группы; зависимость от характера общественных отношений. Тем самым коммуникации в системе государственной гражданской службы или муниципальной службы представлены как социальные процессы, протекающие в трех плоскостях: иерархия — вертикальная коммуникация между государственными или муниципальными служащими и руководителями; координация — горизонтальная коммуникация между служащими; «связь с общественностью» — внешняя, или «г»-коммуникация между государственными служащими и населением.

Особенности иерархической коммуникации: властное подчинение; бюрократизм; директивность. Эффективность иерархической коммуникации зависит от открытости информационных потоков, согласованности при взаимодействии между руководителями структурных подразделений и персоналом, а также от наличия у руководителей коммуникативных навыков и умений.

Эффективность коммуникаций такого типа и связанных с ними управленческих решений в очень большой степени предопределяются тем, насколько грамотно и конструктивно сумеет наладить коммуникационное взаимодействие руководитель. Назовем несколько наиболее существенных навыков, которыми должен обладать руководитель, чтобы наладить эффективный коммуникационный процесс.

Во-первых, необходимо четко уяснить идею, смысл, содержание сообщения или поручения, которое надлежит передать сослуживцам, а уж затем информировать их об этом сообщении или поручении.

Во-вторых, надлежит предусмотреть потенциально возможные вербальные и невербальные помехи, препятствия, которые могут встретиться в процессе организации коммуникационного взаимодействия, чтобы с успехом их избежать или преодолеть.

В-третьих, руководитель в коммуникационном взаимодействии с сотрудниками обязан излучать эмпатию (внимание к чувствам и настроениям других людей) и открытость; обладать способностью «поставить себя на место собеседника», ибо только так можно соответствующим образом настроить принимающих сообщение людей и приспособить содержание сообщения и форму передачи к индивиду, группе и к существующей в данное время конкретной ситуации.

В-четвертых, для эффективного осуществления коммуникационного взаимодействия руководитель должен суметь добиться установления обратной связи со своими сотрудниками, т.е. добиться такой реакции государственного служащего как получателя s сообщения, которая показывает понята ли переданная информация, что резко активизирует участие работников в коммуникационном процессе и содействует успеху в управленческой деятельности.

В-пятых, руководители в системе государственной/муниципальной службы обязаны овладевать умениями и навыками регулирования коммуникационных взаимодействий, в первую очередь умением выявлять потребности в информации как свои собственные, так и своих коллег и подчиненных. Они должны научиться оценивать качественную и количественную сторону своих (и своих подчиненных) информационных потребностей; стремиться определить, что такое дефицит в информационном обмене, каков оптимальный для его управленческой деятельности объем необходимой информации, каковы ее количественные и качественные параметры.

Особенностью горизонтальной коммуникации между служащими носит конкурентный характер. Это обусловливает низкую эффективность коммуникационного взаимодействия между отдельными служащими и структурными подразделениями и, как следствие, снижение результативности работы организации в целом.

Роль внешних коммуникаций заключается в установлении эффективного механизма взаимодействия между государственной службой и гражданским обществом, что связано с необходимостью более полного удовлетворения потребностей граждан и социальных слоев общества. В связи с этим данный вид коммуникации характеризуется как оптимальный в условиях реформирования современной государственной гражданской службы. На деле это означает формирование и развитие в органах государственной или муниципальной власти служб по «связям с общественностью».

Управление коммуникацией в системе органов государственной и муниципальной власти

Чтобы установить коммуникацию с работниками, руководство использует разные подходы:

Нацеленный подход — коммуникация устанавливается с четко определенной целевой аудиторией. Чем более точно составлено сообщение, тем больше вероятность его верного восприятия. Главная ошибка — это считать, что информация передается только с помощью слов и что получатель просто пассивно принимает сообщение.
Круговой подход — коммуникация устанавливается с помощью хороших человеческих отношений, а также работы над тем, чтобы каждый сотрудник получал удовольствие от работы. Такую систему можно установить только через длительные и открытые дискуссии. Предполагается, что сущность коммуникации — в достижении взаимопонимания. Проблемы возникают из-за неправильного представления о том, что понимание приводит к соглашению, и в этом единственная цель общения. Необязательно разделять точку зрения человека, чтобы уважать ее и учитывать в работе.
Подход активного действия — коммуникация устанавливается посредством практических действий, в которых необходимо понимание и интуиция. Подход основывается на том принципе, что коммуникация — это координация значений, понимание общих правил и распознавание образов.

Организация системы внутренних коммуникаций в системе органов государственной власти и органов местного самоуправления

Внутренние коммуникации — это любые коммуникации внутри организации. Они могут быть устными или письменными, непосредственными или виртуальными, личными или групповыми. Внутренние коммуникации должны помогать работнику понимать организационную культуру, цели и ценности. Все сотрудники должны быть в курсе событий и решений, которые касаются работы всех отделов.

Признаки хорошей внутренней коммуникации

Информативность — это должен быть не просто набор слов, а что-то, что как-то повлияет на работу.
Ясность — сообщение должно быть составлено с учетом восприятия тех, кому оно предназначено.
Своевременность. Сотрудники должны получать необходимую информацию в положенный срок.
Независимость и беспристрастность — любая ложь или недосказанность все равно рано или поздно вскроются.

Те, кто занимаются установлением внутренних коммуникаций, должны обладать следующими качествами:

Открытость — что подразумевает умение говорить с любой аудиторией и выслушать любое предложение.
Честность.
Способность к диалогу.

Можно выделить следующие каналы коммуникации:

внутренний веб-сайт;
регулярные собрания — в том числе: неформальные встречи, на которых работники могут поговорить с начальством напрямую;
виртуальные собрания с использованием онлайн-платформ
конференции;
корпоративная пресса;
внутренняя email-рассылка;
доски объявлений.