Управление информационными ресурсами


Разработан библиотекой университета



страница2/3
Дата01.02.2018
Размер1.25 Mb.
1   2   3

1 Разработан библиотекой университета

Разработчики: Н. В. Литвиненко, зав. библиотекой,

М. В. Дмитриенко, зам. зав. библиотекой.
2 Экспертная группа – группа оценки качества образования

3 СОГЛАСОВАН


Должность

Ф И О

Подпись

Дата

Проректор по учебной работе

З.А. Капелюк






4 введен в действие приказом ректора от 30 сентября 2013 г. № 228




5 Переиздание взамен СТО СибУПК 1.6.203 - 2006



НОУ ВПО Центросоюза РФ

Сибирский университет

потребительской кооперации, 2013



Содержание


  1. Область применения…………………………………………….....………………………...4

  2. Нормативные ссылки…………………………………….………....……………….……….4

  3. Термины и определения……………………………………….…………………….………4

  4. Основные положения………………………………………….......……………….….….…5

  5. Описание документированных процедур технологических процессов
    библиотеки………………………………………………………………………………….….5

  6. Управление взаимодействием технологических процессов библиотеки
    с процессами управления библиотекой….……………………………………….………8

  7. Ответственность………..………………………………………………………….….…..….9

Приложение А (справочное). Модель процесса комплектования фонда .…….….….10

Приложение Б (справочное). Модель подпроцесса книгообеспеченности


и формирования справочного материала……………………………………..………..…11

Приложение В (справочное). Модель процесса обработки документов


и создания справочно-поискового аппарата….…..……………………………..…....…..12

Приложение Г (справочное). Модель процесса организации и хранения фонда…..14


Приложение Д (справочное). Модель предоставления информационных услуг
пользователям……………………………………………………………………………..…...15

Приложение Е (справочное). Карта процессов библиотеки СибУПК…………..……..16

Приложение Ж (справочное). Блок-схема взаимодействия библиотеки


со структурными подразделениями СибУПК……..…………………………………….…17

С т а н д а р т о р г а н и з а ц и и

Система менеджмента качества СибУПК


Управление информационными ресурсами библиотеки

Утвержден приказом от 30.09.2013 № 228




Дата введения 30.09.2013




1 Область применения
Настоящий стандарт регламентирует процессы управления информационными ресурсами библиотеки. Стандарт устанавливает технологические процессы библиотеки, идентифицирует взаимосвязь отделов и интегрирует технологические процессы воедино с процессами управления качеством.

Стандарт обязателен к применению во всех отделах библиотеки.


2 Нормативные ссылки


В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие стандарты и документы:

  • ГОСТ Р ИСО 9000: 2008 СМК. Основные положения и словарь;

  • ГОСТ Р ИСО 9001: 2008 СМК. Требования;

  • Закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации»;

  • Устав СибУПК.


3 Термины и определения
В настоящем стандарте применяют следующие термины

с соответствующими определениями:

3.1 Процесс – совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы в выходы.

3.2 требование – потребность или ожидание, которое установлено, обычно предполагается или является обязательным.

3.3 продукция – результат процесса.

3.4 качество – степень соответствия присущих характеристик предъявляемым требованиям.

3.5 потребитель – организация или лицо, получающее продукцию или услугу.

3.6 соответствие – выполнение требования.

3.7 документ – информация и соответствующий носитель.

3.8 информационные ресурсы – это отдельные документы и массивы документов в информационных системах ( библиотеках, архивах, фондах, банках данных и других информационных системах).

3.9 Информационные услуги – действия субъектов (собственников и владельцев) по обеспечению пользователей информационными продуктами.

3.10 процедура – установленный способ осуществления деятельности или процесса.


4 Основные положения
4.1 Управление информационными ресурсами библиотеки обеспечивает эффективный сервис, точность и своевременность выполнения запросов, гарантирующих удовлетворенность потребителей путем непрерывного улучшения существующих процессов.

4.2 Управление информационными ресурсами способствует непрерывному улучшению технологических процессов.


5 Описание документированных процедур технологических процессов библиотеки
5.1 Технологическими процессами библиотеки являются:

  • комплектование фонда;

  • обработка документов и создание справочно-поискового аппарата библиотеки;

  • организация и хранение фонда;

  • предоставление информационно - библиотечных услуг пользователям.

5.2 Документированная процедура комплектования фонда.

Модель процесса комплектования фонда является типовой моделью процесса. Входами процесса служат: тематико-типологический план комплектования, бланк-заказы, заявки кафедр, подписка. Выход процесса – приобретенные документы и первоначальные библиографические записи на них.

Документированная процедура комплектования фонда регламентирует порядок:


  • выявления и отбора документов (Инструкция о системе заказа литературы, Инструкция по организации подписки);

  • заказа в издательствах и книготорговых фирмах (Инструкция о системе заказа, Инструкция по организации подписки);

  • приобретения (Инструкция о системе заказа; Инструкция по организации подписки);

  • получения, приема, технической обработки (Инструкция по учету фонда библиотеки);

  • учета и распределения документов (Инструкция по учету фонда);

  • финансово- бухгалтерской отчетности (Инструкция по учету фонда);

  • передачи документов (Инструкция по передаче документов в отдел обработки);

  • архивирования и утилизации документов по учету библиотечного фонда (Инструкция по учету фонда);

  • контроля, измерения и отчетности (отчеты и планы работы отдела, Инструкция по работе с отказами, рабочие записи по качеству).

Документированная процедура комплектования фонда включает подпроцесс книгообеспеченности.

Для осуществления деятельности процесса комплектования и подпроцесса книгообеспеченности используются ресурсы:



  • людские (специалисты, работники отдела комплектования);

  • технические (автоматизированная библиотечно-информационная система MARK SQL, персональные компьютеры и технические средства);

  • информационные (каталоги и прайс - листы книготорговых фирм, темпланы издательств, периодическая печать).

Ответственный за процесс комплектования фонда – заведующий отделом комплектования фонда. Руководство и управление процессом осуществляется посредством законодательных актов и нормативных документов, регламентирующих деятельность библиотеки.

Модели процесса комплектования и подпроцесса книгообеспеченности представлены в приложениях А и Б.

5.3 Документированная процедура обработки документов и создания справочно - поискового аппарата.

Модель процесса обработки документов и создания справочно-поискового аппарата является типовой моделью процесса. Входами процесса служат результаты предыдущей деятельности: приобретенные документы и первоначальные библиографические записи. Выход процесса – обработанные документы и сформированный справочно-поисковый аппарат.

Документированная процедура обработки документов и создания справочно-поискового аппарата определяет порядок:


  • приема учтенных документов и сопроводительной документации (Инструкция по работе с новой партией книг);

  • индексирования документов (Инструкция по координатному индексированию, Инструкция по индексированию научных работ преподавателей университета);

  • библиографического описания монографических и сериальных изданий (Инструкция по созданию библиографической записи в базе данных);

  • аналитического описания (Инструкция по созданию библиографической записи в базе данных);

  • распечатки карточек (Инструкция по созданию библиографической записи в базе данных);

  • библиотечной обработки документов и карточек (Инструкция по систематизации документов и по технической обработке документов);

  • передачи документов (Инструкция по передаче документов в отделы библиотеки);

  • организации и ведения справочно-поискового аппарата (Инструкция по расстановке и оформлению алфавитных (генерального и читательского) и топографического каталогов, Инструкция по редактированию каталогов);

  • исключения из справочно-поискового аппарата (Инструкция по работе с актом по списанию документов);

  • контроля, измерения и отчетности (отчеты и планы работы отдела, рабочие записи по качеству).

Для осуществления деятельности процесса обработки документов и создания справочно-поискового аппарата используются ресурсы:

  • людские ( специалисты, работники отдела обработки);

  • технические (автоматизированная библиотечно-информационная система MARK, персональные компьютеры, технические средства);

  • информационные (таблицы ББК, словари, справочники, Интернет).

Ответственный за процесс обработки документов и создания справочно-поискового аппарата – заведующий отделом обработки документов. Руководство и
управление процессом обработки документов и создания справочно-поискового аппарата осуществляется посредством законодательных актов, нормативных документов, регламентирующих деятельность библиотеки.

Модель документированной процедуры обработки документов и создания справочно-поискового аппарата приведена в приложении В.

5.4 Документированная процедура организации и хранения фонда.

Модель процесса организации и хранения фонда является типовой моделью процесса. Входами процесса служат обработанные документы. Выходы процесса – документы на выдачу пользователям, документы на списание.

Документированная процедура организации и хранения фонда определяет порядок:


  • приема документов в фонд и сопроводительной документации (Инструкция по учету фонда в библиотеке, Инструкция о передаче документов в отдел обработки);

  • передачи документов в отделы (Инструкция о передаче документов в отделы);

  • расстановки топографических карточек в топографический каталог (Инструкция по формированию фонда);

  • расстановки документов (Инструкция по расстановке фонда);

  • обеспечения сохранности фонда: редактирования и сверки (Инструкция по проведению сверки и сохранности фонда);

  • отбора документов на предмет изъятия из фонда (Инструкция о порядке исключения устаревших, непрофильных и ветхих документов);

  • изъятия карточек из каталогов (Инструкция о порядке исключения устаревших, непрофильных и ветхих документов);

  • составления акта на списание (Инструкция о порядке исключения устаревших, непрофильных и ветхих документов);

  • утилизации документов (Инструкция о порядке исключения устаревших, непрофильных и ветхих документов);

  • контроля, измерения и отчетности (отчеты и планы работы отдела, Инструкция по учету фонда, рабочие записи по качеству).

Для осуществления деятельности процесса организации и хранения фонда используются ресурсы:

– людские ( сотрудники отделов обслуживания);

– технические (автоматизированная библиотечно-информационная система MARK SQL, персональные компьютеры, технические средства).

Ответственный за процесс организации и хранения фонда – заведующий библиотекой. Руководство и управление процессом осуществляется посредством законодательных актов, нормативных документов, регламентирующих деятельность библиотеки.

Документированная процедура организации и хранения фонда приведена в приложении Г.

5.5 Документированная процедура предоставления информационных услуг пользователям.

Модель процесса предоставления информационных услуг пользователям является типовой моделью процесса. Входом процесса служат незарегистрированные пользователи. Выходом – выполненные запросы пользователей.

Документированная процедура предоставления информационных услуг пользователям определяет порядок:



  • регистрации пользователя (Инструкция по технике записи читателей);

  • обучения пользователей (Библиотечный минимум для сотрудников библиографического отдела, программа «Основы информационной культуры»);

  • приема и выполнения запроса, требования, справки (Инструкция дежурного у каталогов и картотек, Инструкция по обслуживанию читателей, Инструкция по организации работы с заказами);

  • анализа отказов (Инструкция по работе с отказами);

  • выдачи и приема документов (Инструкция по обслуживанию читателей);

  • работы с задолженностью (Инструкция по организации работы с должниками);

  • предоставления дополнительных услуг (Инструкция по обслуживанию читателей, Инструкция по организации и проведению дней информации, Инструкция по организации выставок и просмотров);

  • контроля, измерения и отчетности (отчеты и планы отделов, Инструкция по учету справок и консультаций, рабочие записи по качеству).

Для осуществления деятельности процесса предоставления информационных услуг пользователям используются ресурсы:

    • людские (специалисты, работники отделов обслуживания);

    • технические (автоматизированная библиотечно-информационная система MARK SQL, персональные компьютеры, технические средства);

    • информационные (электронные библиотечные системы, Интернет, справочно-поисковый аппарат библиотеки, справочно-правовые системы «Гарант», «Консультант+»).

Ответственный за процесс предоставления информационных услуг пользователям – заместитель заведующего библиотекой по библиотечной работе. Руководство и управление процессом предоставления информационных услуг пользователям осуществляется посредством законодательных актов, нормативных документов, регламентирующих деятельность библиотеки.

Модель процесса предоставления информационных услуг пользователям приведена в приложении Д.


6. Управление взаимодействием технологических процессов библиотеки

с процессами управления библиотекой
6.1 Управление информационными ресурсами предусматривает выполнение документированных процедур технологических процессов воедино с процессами управления библиотекой.

Входом процесса управления являются цели и задачи библиотеки, выходом – управляющее воздействие.

Входом основных технологических процессов библиотеки являются запросы и потребности студентов и сотрудников университета, выходом – удовлетворенность потребителей, информационные продукты и услуги.

Входом вспомогательных процессов библиотеки являются потребности основных процессов, выходом – ресурсное обеспечение основных процессов.

Ответственность руководителя (заведующего библиотекой) заключается в оптимизации взаимодействия и координации всех направлений деятельности библиотеки: внутри библиотеки, с подразделениями университета, с внешней средой.
Руководитель обеспечивает стратегическое планирование, анализирует деятельность, определяет потребности библиотеки в трудовых, финансовых и материальных ресурсах.

Взаимодействие технологических процессов и процессов управления показано в Карте процессов библиотеки СибУПК (приложение Е) .

6.2 Служебные взаимодействия библиотеки со структурными подразделениями университета определяются Уставом университета.

Организационно-управленческая деятельность библиотеки включает в себя четыре уровня взаимодействия:



    • взаимодействие с высшим руководством университета, проректорами, деканами (программы развития, планы, отчеты);

    • взаимодействие с факультетами, филиалами и ЦИДами, кафедрами по вопросам текущего комплектования, книгообеспеченности, использования фонда, информационного и библиотечного обслуживания;

    • взаимодействие с подразделениями университета по вопросам работы с персоналом (штатное расписание, прием на работу, оформление проектов и приказов), получение распорядительной документации, данные бухгалтерского учета по фонду, оборудованию и т. д.; с Центром информационных технологий по вопросам информационной и технической поддержки программы МАРК SQL, приобретенных электронно-библиотечных систем и ресурсов Интернет.;

    • взаимодействие с административно - хозяйственными службами университета по вопросам материально-технической базы библиотеки, поддержания в рабочем состоянии коммуникаций и оборудования.

6.3 Обеспечение взаимодействия библиотеки с подразделениями университета регламентируется следующими документами: Уставом университета, Положением о библиотеке, Положениями о структурных подразделениях.

Обеспечение взаимодействия библиотеки с ректором, проректорами, деканами возлагается на заведующего библиотекой.

Обеспечение взаимодействия библиотеки с подразделениями университета по соответствующим направлениям осуществляется сотрудниками библиотеки, согласно их должностным и рабочим инструкциям в пределах их компетенции.

Модель процесса взаимодействия библиотеки со структурными подразделениями представлена в приложении Ж .


7 Ответственность
7.1 Ответственность за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим стандартом задач и функций за выполнение плана работы по всем направлениям деятельности библиотеки, а также создание условий для эффективной работы своих подчиненных несет заведующий библиотекой.

7.2 Каждый сотрудник библиотеки несет ответственность за качество выполнения работ, регламентированных его должностной инструкцией.


Приложение А (справочное)

Модель процесса комплектования фонда

Рабочие инструкции

Приказы. ГОСТ
Рабочие инструкции

Рабочие инструкции


Тем. план

Бюджет
Рабочие инструкции


Б/гр записи

Учет документов

Получение документов, прием, техническая обработка и распределение документов

Приобретение документов

Заказ документов

Выявление и отбор документов

Бланк-заказ

Заявка кафедр

Договор


Доверенность

Платежное поручение

Счет
Акты и отчёты (в бухгалтерию: счёт-фактура, товарная накладная)

ВЫХОД


Инв. книги

Зав. отделом обработки

Фондодержатель (зав. комплектованием)

Акт на списание, кн. Формуляры, топокарточки

АБИС MARK

Зав. комплектованием

АБИС

MARK


Зав. комплектованием

АБИС


MARK

Книги, документы

Заявка

Подписка


ВХОД


Приложение Б (справочное)


Модель подпроцесса книгообеспеченности

Рекомендации на кафедру

АРМ комплект.

Сектор книгообесп. (зав. отд)

Сектор книгообесп. (зав. отд)

Людские ресурсы зав. отд.

АРМ книгооб.

Запись в ЭК

Людские ресурсы зав. отд.

Запись в ЭК

АРМ книгооб.

Рабочие инструкции

Картотека книгообеспеченности в электронном виде

Импортирование записей в картотеку книгообеспеченности

АРМ каталогизации

Документ


Рекоменд. 3

Формирование записи

Рекоменд. 2

Сверка с электронно-библиотечными системами

АРМ комплект.

Инструкции

Сверка рекомендаций с ЭК

Рекомендации кафедры

УМУ

Алгоритм вычислений



Инструкции

Отчёты


БД2

Формирование отчётов для кафедр

Управляющие инструкции

Ввод справочных данных

Зав. отд.

АРМ книгообеспеченность

БД1

Книгообеспеченность



Приложение В (справочное)

Модель подпроцесса формирования справочного аппарата
Рабочие

инструкции


Расстановка карточек

в

ГАК
Каталожные
карточки

БД 2
ПОИСК

Б/граф.
запись

Сотруд.

отдела

Сотрудники отдела
Расстановка карточек

в ЧАК


Карточки

Распечатка

карточек,


Каталог: images
images -> Психология больных с разными соматическими заболеваниями
images -> Методология психологической науки
images -> Контрольные вопросы к экзамену кандидатского минимума
images -> Гендерная психология
images -> Эссе «Социальные проблемы молодежи в современном обществе»
images -> В ходе исследования опрошено 96 родителей, имеющих детей 3-5 лет
images -> Сетевое обучение проектированию онтологий на примере онтологии компьютерных вирусов
images -> В. Од. 10 Деловые коммуникации


Поделитесь с Вашими друзьями:
1   2   3


База данных защищена авторским правом ©znate.ru 2019
обратиться к администрации

    Главная страница