Система научно-справочного аппарата архива российской академии наук: история создания, современное состояние и перспективы развития



Скачать 464.51 Kb.
страница7/8
Дата30.07.2018
Размер464.51 Kb.
ТипАвтореферат
1   2   3   4   5   6   7   8
Апробация работы. По теме диссертационного исследования опубликовано 10 научных работ. Основные положения диссертации были представлены в докладах и сообщениях на пяти международных научных конференциях и Всероссийском научно-практическом семинаре-совещании, обсуждались на заседании Ученого совета Архива РАН.

Материалы диссертации использовались при проведении практических занятий студентов по разделам научное описание, составление описи и научно-справочный аппарат курса «Теория и методика архивоведения», подготовке дипломной работы Факультета технотронных архивов и документов Историко-архивного института Российского государственного гуманитарного университета.



Структура диссертации. Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников и литературы, приложений.

Основное содержание работы
Во введении обоснована актуальность темы, проведен историографический анализ, определены цель, задачи, предмет исследования, хронологические рамки диссертации, методология исследования, охарактеризована источниковая база, сформулирована научная новизна и практическая значимость, апробация результатов исследования.

В первой главе «История создания научно-справочного аппарата Архива Конференции Императорской академии наук (вторая четверть XVIII в. – 1917 г.)» исследован фактический материал по истории научно-справочного аппарата Архива Конференции Академии наук. Изучены принципы систематизации управленческой и научной документации наследия российских и зарубежных ученых, опыт создания инвентарных описей.

Важным этапом в истории НСА архива, оказавшим влияние на его создание в период 1907–1917 гг., является деятельность Модзалевского Б.Л. по разработке основ и началу работ по созданию карточных каталогов. Создание персональной и тематической картотек с использованием предметно-алфавит­ного указателя явилось одной из отправных точек создания научно-справочного аппарата к фондам архива.

В результате проведенного исследования установлено, что к 1917 г. в Архиве Конференции начали создаваться отдельные элементы учетно-справочного аппарата: описи, краткие инвентарные описи, алфавитные указатели, предметная и именная картотеки.

Появление отдельных элементов учетно-справочного аппарата к документам архива было прогрессивным, поскольку они позволяли осуществлять поиск информации. Однако их незначительное количество и отсутствие схем классификации документов не могло в значительной мере удовлетворить потребности пользователей в информации о составе и содержании документов архива Конференции.

Создание отдельных элементов учетно-справочного аппарата осуществлялось без методического обеспечения, что приводило к различным формам и методам описания документов и затрудняло оперативный поиск ретроспективной информации.

Во второй главе «Создание системы научно-справочного аппарата Архива Конференции – Академии наук СССР (1917–1991 гг.)».

исследованы виды, принципы систематизации и классификации информации в справочниках Архива АН СССР, принципы, особенности систематизации и схемы классификации документов в описях к личным фондам ученых и академических учреждений, каталогах и картотеках, первые попытки архива по внедрению автоматизированных информационно-поисковых систем.

Систематическая работа Архива РАН по инспектированию научных учреждений и подготовке нормативно-методической базы для создания и совершенствования научно-справочного аппарата позволила при подготовке описей научных учреждений Академии наук, начиная с 1960 годов, в основном применять единые методы систематизации документов.

В различные исторические периоды в архиве применялись различные классификационные схемы и методы систематизации. В большинстве случаев, особенно за период 1936–1960 гг., особенности систематизации документов затрудняют использование описей как основного элемента НСА для поиска ретроспективной информации.

Особенности описей, в частности, не позволили Архиву РАН использовать в качестве автоматизированной учетно-информационной системы третью версию базы данных федеральных архивных учреждений «Архивный фонд» в связи с ограничением длины поля раздела «Опись». Общим недостатком описей Архива РАН является отсутствие, в большинстве случаев, таких элементов справочного аппарата как предисловия и указатели к описям, что значительно затрудняет поиск информации. В то же время этот недостаток в определенной мере компенсировался наличием изданных архивных справочников – обозрений о составе и содержании документальных комплексов Архива РАН, а также картотек.

Архив АН СССР и его отделение располагали систематическими, предметными и именными каталогами, а также различными картотеками, в том числе к документам особого хранения, позволяющими вести поиск информации по истории российской науки и документальному наследию ученых. Вышеуказанные элементы научно-спра­вочного аппарата использовались как при подготовке справочно-информационных изданий, так и для исполнения тематических и социально-правовых запросов. Если за период 1918–1933 гг. архивом исполнен 3661 запрос, то в 1934–1967 гг. их количество возросло до 28271 запроса30.

Схема систематизации в делопроизводственных картотеках архива отличается от схемы классификации документальных материалов в каталогах государственных архивов СССР, предлагаемой Главным архивным управлением при СМ СССР31. В каталогах государственных архивов применялся предметно-тематический принцип систематизации информации, в делопроизводственных картотеках Московского отделения Архива АН СССР – алфавитно-предметный.

Реквизиты карточек именного и предметно-тематического каталогов были дополнены рядом обязательных реквизитов. В то же время продолжал отсутствовать индекс, название фонда, место события, номера листов, а также все дополнительные реквизиты.

Разрабатывалась система справочников, в которых, в силу особенностей научных и технических документов, а также специального назначения этих изданий, применялись новые формы описания документов. Издания сыграли значительную роль в информировании пользователей и популяризации документов архива. Наряду с увеличением количества пользователей, возросло число исследований, в основу которых положены документы архива. Только в 1946–1963 гг. опубликовано свыше 1000 работ, подготовленных по документам архива, в то время как за период 1917–1945 гг. этот показатель составил 434 работы32.

Проводилась работа по подготовке нормативно-методичес­ких материалов по вопросам создания и совершенствования основных элементов научно-справочного аппарата к фондам учреждений и организаций Академии наук, личным фондам ученых. Разработанная классификационная схема систематизации документов выполняла две функции. Во-первых, она позволяла учреждениям и организациям Академии наук создавать описи на научно-методической основе, унифицировать их структуру, частично раскрыть содержание и конкретизировать заголовки дел. Во-вторых, схема использовалась для систематизации карточек в каталогах.

Однако, классификационная схема была предназначена только для документов, отложившихся в делопроизводстве учреждений и организаций Академии наук. Она не распространялась на научные и специальные виды документов (чертежи, карты, проекты, рисунки, негативы и позитивы фотоснимков и кинофильмов, звукозаписи и т.п.) и документы личных фондов ученых.

Методическое пособие по научно-технической обработке фондов ученых определило основные этапы и методику научного описания личного фонда ученого, схему классификации документов, состав научно-справочного аппарата к фонду: описи, именной и предметно-тематический каталоги, а также присущий только Архиву Академии наук элемент НСА – обозрение.

В период 1936–1963 гг. в Архиве АН СССР и его Московском отделении отсутствовало структурное подразделение, задачей которого являлось бы создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам фондов.

В 1963–1991 гг. в архиве разработана научно-методическая база по созданию и совершенствованию основного элемента научно-справочного аппарата к документам – описи, как к документам личных фондов ученых, так и учреждений и организаций АН СССР. Подготовлен ряд нормативно-методических документов, регламентирующих создание и совершенствование других элементов научно-справочного аппарата – обозрений, каталогов, картотек. Подготовка нормативно-методичес­ких документов осуществлялась с использованием методических рекомендаций ВНИИДАД (1969–1986 гг.), обосновавших необходимость дифференцированного подхода к описанию ретроспективной документной информации.

Состав обязательных реквизитов описания обозрений – справочников по типу путеводителя Архива АН СССР соответствует реквизитам путеводителя по фондам архива, тогда как среди дополнительных реквизитов присутствуют только библиография и состав НСА к фонду.

В каталогах и картотеках архива присутствуют не все обязательные реквизиты, в частности индекс и название фонда, а дополнительные реквизиты отсутствуют полностью.

Создание в 1960-е гг. структурного подразделения, одной из основных задач которого являлось создание, совершенствование и ведение каталогов и картотек, позволило планомерно проводить комплекс работ в этом направлении.

Отсутствие предметно-тематического каталога в Архиве АН СССР в 1960-е гг. не позволяло оперативно осуществлять поиск информации по истории российской науки. Можно предположить, что под упоминаемым предметно-тематическом каталогом подразумевалась картотека постановлений и распоряжений Общего собрания и Президиума АН СССР, построенная по предметно-тематическому признаку.

Разработана схема и начато создание систематического каталога к документальным комплексам Архива АН СССР, объем которого составил 1,5 тыс. карточек. Незначительный объем систематического каталога не позволял в значительной мере осуществлять поиск ретроспективной информации.

Разработка программного обеспечения и опытный ввод информации отдельных каталогов и картотек в автоматизированные информационно-поисковые системы являлись прогрессивным направлением в создании автоматизированного НСА к документам архива. Программное обеспечение и результаты внедрения автоматизированных информационно-поисковых систем в Архиве АН СССР обнаружить не удалось.

Наполнение и ведение Центрального фондового каталога позволило не только осуществить учет фондов и коллекций архивохранилищ АН СССР, но и сконцентрировать информацию об их составе и содержании. В каталог дополнительно включена информация о составе и содержании фондов архивохранилищ учреждений и организаций академий наук союзных республик. К каталогу составлены именной указатель и указатель учреждений, что позволило оперативно осуществлять поиск информации.

В Архиве АН СССР и его филиале создавалась система научно-справочного аппарата, которая была единой.



В третьей главе «Система научно-справочного аппарата Архива РАН в современной России и перспективы ее развития (1992–2009 гг.)» проведен анализ современного состояния системы НСА архива, изучены основные этапы создания электронного научно-справочного аппарата, подготовки справочников и путеводителя по личным фондам, усовершенствования описей и перспективные направления развития системы НСА архива.

Исследование современного состояния НСА Архива РАН позволяет сделать следующие выводы:

Ликвидация структурного подразделения, одной из основных задач которого являлось создание, совершенствование и ведение научно-справочного аппарата к документам фондов архива, негативно сказалось на комплексе работ в этом направлении. Создание и наполнение базы данных «Учет и каталог» информационной системы «Архив РАН» проводится временными творческими коллективами по целевым программам Президиума РАН и Отделения историко-филологических наук РАН, грантам РФФИ и РГНФ.

Использование при систематизации документов в описях академических учреждений и организаций «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности, организаций с указанием сроков хранения» (ВНИИДАД, 2000 г.) и «Перечня документов со сроками хранения Академии наук СССР, ее учреждений, организаций и предприятий. Часть 1. Управленческая документация»» (Архив АН СССР, 1981 г.) создает определенные неудобства при подготовке описей и требует совместной работы ВНИИДАД и Архива РАН в этом направлении.

Использование «Методических рекомендаций по комплектованию, экспертизе ценности и научному описанию фондов ученых в Архиве АН СССР» 1991 г. позволяют создавать качественные описи к личным фондам ученых; отсутствие именных указателей к описям частично компенсируется справочно-информационными изданиями и поисковыми возможностями информационной системы «Архив РАН». Пособие требует переработки с учетом методических рекомендаций и методического пособия33 ВНИИДАД 2002 г. и 2003 г., в которых изложены единые современные требования к составлению архивной описи в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования…»34, методика подготовки архивной описи на основе стандартизированных и унифицированных элементов описания.

Издание путеводителя по личным фондам Архива РАН расширило возможности информирования исследователей о составе и содержании документальных комплексов Архива РАН в Москве.

Создание, усовершенствование и ведение большинства картотек и каталогов прекращено, что связано с внедрением в Архиве РАН современных информационно-поисковых систем. Прекращено ведение картотек к документам особого хранения, что затрудняет возможность оперативного поиска информации.

Комплекс работ по усовершенствованию описей до 2005 г. был практически заменен на работу по переработке описей. Внедрение современных информационно-поисковых систем с 2006 г. позволило исключить трудоемкий процесс переработки описей.

Создание в 1998–2003 гг. баз данных к отдельным документальным комплексам не позволяло решать задачи многоаспектного поиска документной информации по истории российской науки, но частично восполнило недостатки описей. Недостатки отдельных баз данных с использованием различного программного обеспечения ставили задачу разработки в архиве единой информационно-поисковой системы.

Важным событием в создании системы НСА архива стала разработка «Концепции и перспективной программы развития Архива РАН на период до 2015 г.», утвержденной Ученым советом архива, предусматривающих внедрение информационных технологий и создание электронного научно-справочного аппарата.

Началось создание системы автоматизированного научно-спра­вочного аппарата к документальным комплексам по истории российской науки, которая наряду с обозрениями, путеводителями, описями, каталогами и картотеками, справочно-информационными изданиями включает информационную систему «Архив РАН» и раздел сайта Архива РАН в сети Интернет.

Информационная система «Архив РАН» является подсистемой единой научной информационной системы Российской академии наук.

Перспективными направлениями совершенствования системы НСА архива являются:

– переработка нормативно-методических пособий Архива АН СССР с учетом методических рекомендаций и методического пособия35 ВНИИДАД, в которых изложены единые современные требования к составлению архивной описи в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования…»36, методика подготовки архивной описи на основе стандартизированных и унифицированных элементов описания;

– усовершенствование описей, созданных в Архиве АН СССР в 1930–1950-е гг., может проводиться по нескольким направлениям: первое – усовершенствование и переработка описей как составная часть задачи по повышению информативности; второе – составление архивной описи, не требующей переработки или усовершенствования, в электронном формате: ввод заголовков дел непосредственно в базу данных «Учет и каталог» информационной системы «Архив РАН»; третье направление – запись цифрового изображения описи. Весь комплекс работ должен производиться планомерно в первую очередь по описям особо ценных фондов, затем в зависимости от категории и степени использования фонда;

– опытная эксплуатация программного модуля «Наборщик» («Typer»), совместимого с программным обеспечением базы данных «Архив РАН» и предназначенного для набора описей дел личных фондов ученых, учреждений и организаций РАН, позволяет рекомендовать его к внедрению как в Санкт-Петербургском филиале Архива РАН, так и в учреждениях и организациях РАН. Использование программного модуля «Наборщик»(«Typer») позволит учреждениям и организациям РАН создавать описи в электронном формате, которые сразу же после подключения данных к основному массиву базы данных «Архив РАН» могут участвовать в поиске по электронному каталогу;

– подготовка и издание второго тома путеводителя по фондам Архива РАН, в котором будут систематизирована информация о фондах учреждений и организаций РАН;

– издание путеводителя по фондам Санкт-Петербургского филиала Архива РАН будет логическим продолжением путеводителя по фондам Архива РАН;

– подготовка тематических справочников по документам одного или нескольких фондов, относящиеся к определенной теме или отрасли науки, в частности, справочника «Протоколы заседаний Общего собрания и Президиума АН СССР», начиная с 1931 года, что послужит логическим продолжением аналогичных справочников, вышедших по 1930 год;

– издание реестра описей Санкт-Петербургским филиалом Архива РАН должно служить основой для подготовки и издания объединенного реестра описей Архива РАН и его филиала;

– возобновление практики подготовки и публикации в периодических и продолжающихся изданиях обзоров о новых поступлениях в фонды Архива РАН для информирования пользователей о составе и содержании документов фондов;

– подготовка указателя «Фонды и коллекции архивов РАН» на основе Центрального фондового каталога, что позволит впервые информировать исследователей о документальных комплексах, хранящихся в научных архивах региональных отделений РАН и их научных центров, региональных научных центров РАН, научно-отрас­левых архивах учреждений и организаций РАН;

– усовершенствование делопроизводственных картотек постановлений и распоряжений правительства РФ, относящихся к деятельности РАН, Общего собрания и Президиума Российской академии наук, а также именной картотеки академиков и членов-коррес­пондентов;

– перевод в электронный формат картотеки постановлений и распоряжений Президиума и Общего собрания РАН, касающихся действительных членов и членов-корреспондентов РАН, может быть заменен наполнением базы данных «Персональный состав» информационной системы «Архив РАН»;

– перевод в электронный формат: картотеки фотографий, относящихся к деятельности академических учреждений, и картотеки фотографий ученых позволит расширить информационную базу для использования, в том числе для выставочной деятельности Архива РАН; картотеки документов из ряда фондов по международным связям АН СССР за 1941–1965 гг. позволит наполнить базу данных «Учет и каталог» информационной системы «Архив РАН» важной информацией о деятельности АН СССР; Центрального фондового каталога Архивного фонда РАН, что позволит расширить информационную базу о составе и содержании фондов архивных учреждений РАН; каталога по истории учреждений АН СССР позволит создать базу данных «Учреждения и организации РАН», которая значительно укрепит историческую составляющую информационной системы «Архив РАН»;

– интеграция существующих в архиве электронных информационных ресурсов в Единое научное информационное пространство (ЕНИП) РАН и создание Архивом РАН полнотекстовых электронных фондов с целью предоставления более широкого доступа членов академического сообщества и зарубежных ученых к документам Архива Российской академии наук;

– создание единой системы научно-справочного аппарата архивов учреждений и организаций РАН и Архива РАН путем внедрения информационной системы и организации работы в сети в режиме удаленного доступа;

– изучение вопроса по созданию сети взаимосвязанных сайтов архивов региональных отделений и научных центров, научно-от­раслевых архивов, архивов учреждений и организаций РАН – единого академического архивного ресурса, распределенного по различным серверам, с единой формой представления информации и единой системой поиска по всем серверам сети одновременно;

– подготовка методических материалов по созданию и ведению как в целом, так и отдельных разделов многоцелевых баз данных, включающих информацию о составе и содержании документов, содержащуюся в различных архивных справочниках (путеводителе, описях, каталогах и картотеках) для осуществления стандартизированного наполнения информацией баз данных и их разделов, внедрения их в учреждениях и организациях РАН;

– разработка предложений по созданию единой классификационной схемы научной документации на основе разработанного ВНИИДАД «Единого классификатора документной информации Архивного фонда Российской Федерации»;

– наполнение информационными ресурсами баз данных «Учет и каталог» и «Персональный состав» и размещение их на сайте Архива в глобальной сети Интернет позволит значительно расширить контингент пользователей, интересующихся архивными документами по истории российской науки;

– разработка предложений о сотрудничестве с Федеральным архивным агентством по вопросам размещения информации о документальных комплексах Архива РАН на портале агентства, что позволит включить информационные ресурсы Архива РАН в единое информационное пространство федеральных архивов РФ;

– разработка совместно с Историко-архивным институтом Российского государственного гуманитарного университета научно-образовательных проектов по созданию баз данных научного наследия российских ученых, научных разработок академических учреждений и организаций по фондам, хранящимся в Архиве РАН;

Несмотря на наличие в Архиве электронного научно-справочного аппарата, объемы его пока незначительны и составляют около 7% от количества фондов. В него, в настоящее время, не включена информация по большинству наиболее используемых фондов в связи с их значительными объемами. Поэтому, в ближайшем будущем, при поиске ретроспективной информации в Архиве РАН, наряду с информационными массивами электронного научно-справочного аппарата будут использоваться традиционные путеводители, описи, каталоги и картотеки к отдельным документальным комплексам Архивного фонда РАН.

Сайт Архива РАН – новое средство коммуникации, оперативный справочник, один из инструментов широкого маркетинга архивных документов по истории российской науки в современном обществе. Одним из основных архивных информационных ресурсов, представленных в Интернет является НСА Архива РАН: путеводитель, справочники, каталоги в виде баз данных.


Каталог: Downloads
Downloads -> Материальная культура и быт средневекового населения пермского предуралья
Downloads -> Концепция социальной солидарности Эмиля Дюркгейна
Downloads -> Программа Правительства Санкт-Петербурга «Толерантность»
Downloads -> Методические указания к изучению дисциплины и контрольные задания Для студентов заочной формы обучения специальностей
Downloads -> Томас содейка
Downloads -> Отчет научно-исследовательской работы " Анализ системы управления персоналом в органах государственного (муниципального) управления "
Downloads -> Что такое религия


Поделитесь с Вашими друзьями:
1   2   3   4   5   6   7   8


База данных защищена авторским правом ©znate.ru 2019
обратиться к администрации

    Главная страница