Правила работы служб научно-технической документации (отделов, бюро, архивов) научно-исследовательских, проектных, конструкторских, технологических организаций и предприятий


Раздел 4. НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ



страница9/18
Дата17.08.2018
Размер1.22 Mb.
ТипПравила
1   ...   5   6   7   8   9   10   11   12   ...   18
Раздел 4. НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ
4.1. Правильная организация научно-справочного аппарата в СНТД является необходимым

условием для эффективного использования научно-технических документальных материалов,

рациональной организации практической работы сотрудников и четкой постановки

информационной службы.


4.2. Научно-справочный аппарат СНТД состоит из комплексов научно-справочных каталогов,

различных карточек <*>, описей, указателей, перечней, тематических обзоров и информационно-

справочной литературы, издаваемой самими организациями.
Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.
--------------------------------
<*> Примерные формы каталожных карточек см. Приложения N 4, 5, 6.
4.3. Систематизация карточек в каталогах производится в соответствии с разработанной в

организации схемой классификации или отраслевым классификатором.


4.4. Научно-справочные каталоги отражают состав документальных материалов организации и

различаются по широте охвата, назначению, видам отражаемых документальных материалов, способу

группировки документов, форме выполнения.
4.5. По способу группировки документов каталоги делятся на предметные, алфавитные,

систематические, инвентарные, номерные (нумерационные), объектные, предметно-

систематические, тематические;
по видам отражаемых документальных материалов - каталоги карт, специальных видов

технических документов, фотодокументов и т.п.;


по назначению каталоги бывают служебными, справочными и исследовательскими;
по форме выполнения существует каталоги карточные, книжные, перфокарт.
4.6. В систематическом каталоге карточки группируются по отраслям деятельности, с которыми

связано содержание документов, внутри отраслей по подотраслям, далее - проблемам, комплексам

или группам.
4.7. В карточке систематического каталога отражается содержание документа, техническая

характеристика, основные технические показатели или степень внедрения в производство, а также то

новое, что было применено при разработке данного проекта или научной работы.
4.8. Порядок заполнения основных граф карточек следующий:
в графе "наименование отрасли" указывают, какая проблема, отрасль деятельности нашла

наиболее полное отражение в описываемом проекте или научной работе;


в графе "наименование вышестоящей организации" указывают наименование министерства или

ведомства, которое является по отношению к данной организации утверждающей организацией;


в графе "наименование организации-разработчика" приводят полное наименование

организации;


в графе "шифр" проставляют шифр комплекса, объекта, научной работы по классификатору;
в графе "архивный номер" проставляют номер проекта, марки, изделия, сборочной единицы по

инвентарной книге;


в графе "наименование проекта (изделия)" указывают полное их наименование;
в графе "техническая характеристика" указывают краткие сведения о проектируемом объекте или

изделии, приводят основные технические показатели, указывают, какие новшества применены;


в графе "дата выпуска" указывают дату выпуска последней партии чертежей проекта, изделия;
в графе "отдел" указывают наименование отдела, разработавшего данный проект, научную

разработку.


Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.
В последующих графах указывают подлинные или копийные материалы, общий объем в листах,

количество листов текстовых и графических материалов, количество листов кальки, диазокальки,

светокопии, машинописи, количество листов фото, количество кадров микрофильмов, количество

машинописных листов.


4.9. В организациях машиностроительного профиля систематический каталог строится по

разделам классификатора, где рубриками являются группы классификатора.


Карточки заполняются на каждое изделие и расставляются внутри рубрик в порядке возрастания

обозначений сборочных единиц (узлов, деталей) или инвентарных номеров (номеров регистрации по

инвентарной книге). В карточке должны содержаться следующие данные: N модели, полное

наименование изделия, наименование отдела; дата выпуска откорректированных чертежей,

количество листов чертежей.
4.10. В научно-исследовательских организациях систематический каталог строится по УДК, а

внутри - по алфавиту наименований научных работ. В карточке, кроме общих для всех видов

документов сведений, указывают номер государственной регистрации, присвоенный во Всесоюзном

научно-техническом информационном центре.


4.11. В карточках предметного и предметно-тематического каталога отражается содержание

документа, техническая характеристика или показатели. Карточки группируются по видам объектов,

темам и подтемам научных работ.
Основными рубриками каталога должны быть наименование отделов организации или темы

научных работ.


4.12. Составление предметно-тематических каталогов для проектной документации наиболее

удобно для организаций, проектирующих объекты промышленного и гражданского значения.


Основными рубриками предметно-тематических каталогов в организациях указанного профиля

являются виды комплексов или отдельных зданий и сооружений. Карточки в таком каталоге

составляют на каждую часть (марку) проекта и систематизируют внутри основных рубрик в

логической последовательности по значимости данной конкретной марки проекта.


4.13. В научно-исследовательских организациях предметно-тематический каталог строится по

наименованиям тем, а внутри - по наименованиям вопросов, относящихся к той или иной теме.


4.14. В некоторых организациях возможно составление систематическо-предметных каталогов,

в которых основные разделы расположены по схеме классификации (т.е. в систематическом порядке),

а входящие в эти разделы предметные рубрики - в алфавитном порядке.
4.15. В алфавитном каталоге названия научных работ и других научно-технических

документальных материалов располагаются в алфавитном порядке фамилий авторов или

наименований организации.
Внутри алфавитных рубрик карточки располагаются по алфавиту наименований работ.
Если руководителей работ или ответственных исполнителей несколько, карточки составляются

на каждого руководителя и на каждого ответственного исполнителя.


4.16. В объектном каталоге карточки располагаются по наименованиям промышленных

комплексов (подкомплексов) <*>, входящих в них объектов (зданий, сооружений) и

систематизируются в соответствии с принятой схемой классификации. Карточки заполняются на

каждый проект (комплекса, подкомплекса) и на каждую часть (марку) проекта.


Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.
--------------------------------
<*> Под термином "промышленный комплекс" подразумевается группа промышленных

предприятий, комплекс транспорта, связи, энергетики, сельского хозяйства, водохозяйственного

строительства. Под термином "комплекс" в гражданском строительстве подразумевается населенный

пункт, микрорайон, крупное учебное заведение, крупное спортивное сооружение, культурно-бытовое

предприятие, санаторный комплекс, зона отдыха и т.п.
Каждую часть комплекса, состоящую из зданий, сооружений промышленного предприятия

(фабрики, завода), ряда зданий, сооружений, объединенных общим целевым назначением,

рассматривают как подкомплекс.
В карточке, кроме общих для всех каталогов граф, должны быть предусмотрены такие графы, как

"шифр комплекса (подкомплекса)", "шифр объекта", "местонахождение комплекса (подкомплекса)",

"местонахождение объекта", "состав проекта", "стадия проектирования", "дата выпуска".
Карточки объектного каталога систематизируются по номерам объектов, по алфавиту их

наименований и по алфавиту наименований географических пунктов, в которых расположены

объекты.
4.17. "Привязка" типовых проектов со всеми коммуникациями помещается в объектный каталог,

вместе с карточками на материалы того объекта, для которого она выполнена. В этом случае, а также

в случае, если организации занимаются типовым проектированием, в объектном каталоге может

быть образована самостоятельная рубрика "типовые проекты", подрубриками которой выступают,

например марки зданий и сооружений из определенных строительных материалов или серии типов

строительства. Может быть создан самостоятельный каталог типовых проектов.


4.18. В объектно-географическом каталоге основными рубриками являются наименования

географических пунктов, в которых расположены объекты.


Карточки в указанном каталоге в пределах каждого географического пункта систематизируются

по номерам объектов.


4.19. В предметно-географическом каталоге карточки систематизируются по вопросам и

проблемам, а внутри - по наименованиям географических пунктов местонахождения объектов.


4.20. В контрагентских каталогах (или каталогах сторонних организаций) карточки

располагаются по алфавиту наименований организаций, принимавших участие в проектировании

того или иного объекта или в разработке определенной научной работы. Внутри указанных рубрик

карточки могут располагаться по одной из рубрик объектного, тематического или географического

каталога.
4.21. В организациях, в которых откладываются специальные виды научно-технических

документальных материалов (фотографии, карты, материалы изысканий и т.п.) рекомендуется

составлять специальные каталоги карт, фотодокументов и др. специальных видов. В проектных

организациях, ведущих проектирование в области архитектуры, создаются предметно-тематические

каталоги фотодокументов или фототеки.
На каталожной карточке фототеки содержатся следующие графы:
- наименование утверждающей организации;
- наименование организации-проектировщика;
Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.
- шифр проекта;
- тип здания, сооружения (жилой дом, промышленное здание и т.п.);
- наименование проекта (конкретного здания);
- местонахождение объекта проектирования;
- руководитель проекта;
- дата окончания разработки проекта;
- дата окончания постройки;
- архивный N проекта;
- номера негативов (служащие поисковыми данными);
- размер фото;
- содержание фото;
- аннотация;
- примечания.
На каталожную карточку фототеки наклеивают фотографию здания, сооружения, которая будет

отображать архитектурную и искусствоведческую сторону.


Аннотация архитектурного сооружения должна состоять из описания внешнего вида этого

объекта как инженерного сооружения.


Каталоги фототек, как правило, должны быть комбинированными. Каталожную карточку

составляют в трех экземплярах: одна карточка располагается по наименованию здания, сооружения,

вторая - по его местонахождению, третья - по автору.
4.22. Важная роль в организации научно-справочного аппарата в СНТД принадлежит также

указателям. Наиболее распространенными являются указатели авторов, наименований организаций-

соразработчиков, географические, тематические, топографические и др.




Поделитесь с Вашими друзьями:
1   ...   5   6   7   8   9   10   11   12   ...   18


База данных защищена авторским правом ©znate.ru 2019
обратиться к администрации

    Главная страница