Правила работы служб научно-технической документации (отделов, бюро, архивов) научно-исследовательских, проектных, конструкторских, технологических организаций и предприятий


Учет научно-технических документальных материалов



страница8/18
Дата17.08.2018
Размер1.22 Mb.
ТипПравила
1   ...   4   5   6   7   8   9   10   11   ...   18
Учет научно-технических документальных материалов
3.5. За единицу учета научно-технической документации в СНТД принимается: для графической

документации принимается лист чертежа, приведенного к формату 11; для текстовой документации -

сброшюрованный том или папка.
3.6. Принятые в СНТД документальные материалы учитываются в инвентарных книгах.
Инвентарные книги заполняются на основании данных угловых штампов чертежей и титульных

листов сброшюрованных учетных единиц.


Инвентарные книги ведутся отдельно на:
Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.
- чертежи и текстовые документы на кальке;
- отчеты по темам (калька и машинопись);
- типовые проекты;
- светокопии (альбомы чертежей, отчеты по темам);
- микрофотокопии;
- материалы сторонних организаций;
- научно-технические материалы для служебного пользования.
3.7. Отчеты по темам вносятся в инвентарную книгу по мере поступления, в порядке

возрастания архивных номеров.


Инвентарная книга содержит следующие графы:
- номер по порядку;
- архивный номер;
- название отчета;
- шифр темы;
- отдел (лаборатория);
- руководитель темы;
- количество листов (текстового и графического материала отдельно);
- дата поступления;
- примечание.
3.8. Запрещается регистрировать в одной инвентарной книге отчеты и др. виды научной

документации, а также в различных инвентарных книгах - отчеты по каждой лаборатории (отделу)

организации с самостоятельной нумерацией в каждой книге.
3.9. Регистрация проектной документации в инвентарной книге производится по мере

поступления проекта, по маркам. В пределах каждой марки под своим отдельным инвентарным

номером регистрируется каждый чертеж или текстовой документ.
3.10. Инвентарная книга на проектную документацию содержит следующие графы:
- номер по порядку;
- инвентарный номер;
- дата поступления;
- название и шифр объекта;
- стадия;
- марка;
Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.
- номер листа;
- наименование чертежа;
- примечание.
3.11. Принятые подлинники конструкторской и технологической документации, регистрируются

полистно в инвентарной книге, которая содержит следующие графы:


- инвентарный номер;
- дата поступления;
- обозначение, согласно принятой в организации системы индексации;
- количество листов;
- формат;
- наименование документа;
- кем выпущен;
- подпись о приеме в СНТД;
- примечание.
Для регистрации конструкторских документов на изделия основного и вспомогательного

производства ведутся отдельные инвентарные книги.


3.12. Допускается ведение инвентарных книг по видам производства. В этом случае каждой

инвентарной книге присваивается порядковый номер в пределах инвентарных книг данного вида.


3.13. На каждый конструкторский документ, которому присвоен инвентарный номер,

составляют карточку учета.


Для документации вспомогательного и индивидуального производства карточки учета могут не

заводиться.


3.14. Копии конструкторских документов, изготовленные организацией-разработчиком

(отдельные листы, папки, альбомы) в отдельных инвентарных книгах не регистрируются, а

учитываются по инвентарным номерам, присвоенным их подлинникам и в карточках учета копий.
3.15. Копии конструкторских документов, полученные от других организаций, регистрируются в

отдельной инвентарной книге и учитываются в карточках учета, которые составляются на каждую

папку, альбом или отдельный документ.
Оформление, описание научно-технических
документальных материалов
3.16. Под оформлением научно-технических документальных материалов в СНТД понимается

описание на обложках, этикетках ящиков и шкафов с чертежами и другими видами технических


Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.
документов, нумерация листов сброшюрованных учетных единиц, составление заверительных

надписей, внутренних описей и т.д.


3.17. Внутри сброшюрованной учетной единицы производится полистная нумерация листов.
Дополнительная нумерация подлинников чертежей, хранящихся в развернутом виде, не

производится. Чертежи группируются в порядке возрастания их обозначений и индекса организации-

разработчика.
Копии чертежей нумеруются черным карандашом в правом верхнем углу сложенного по

формату чертежа.


Номера листов расчетно-текстовых материалов ставятся черным карандашом или нумератором

в правом верхнем углу лицевой стороны листа, и на фотокопиях - в левом верхнем углу оборотной

стороны.
3.18. На отдельном листе бумаги в конце каждой сброшюрованной учетной единицы

составляется заверительная надпись, в которой указываются отдельно: количество пронумерованных

листов текста, графики, фото; подпись лица, производившего нумерацию, дата.
3.19. Складывать и брошюровать подлинники не рекомендуется.
Копии чертежей складываются так, чтобы штамп чертежа оказался на лицевой стороне

сложенного листа в правом нижнем углу.


3.20. Каждая папка (альбом) для хранения учетных единиц должны иметь светлую твердую

обложку. Описание на обложке производится тушью или черными чернилами.


Научно-исследовательская документация
3.21. Титульный лист отчета по теме оформляется согласно ГОСТ "Отчет о научно-

исследовательской работе. Общие требования".


3.22. Описание на обложке машинописных экземпляров и светокопий отчетов рекомендуется

проводить по специальной трафаретке. Постоянные элементы описания могут быть отпечатаны на

трафаретке типографским способом, все остальные - выписываются от руки тушью чертежным

шрифтом.
3.23. На обложку каждой сброшюрованной учетной единицы выносят те же данные, что и на

титульном листе, кроме исполнителей.
Проектная документация
3.24. В угловом штампе чертежа содержатся следующие сведения:
- наименование министерства или ведомства, в ведении которого находится организация-

разработчик;


Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.
- наименование организации-разработчика и ее местонахождение;
- стадия разработки;
- отдел, выпустивший чертеж;
- наименование объекта;
- название чертежа;
- дата;
- инвентарный номер;
- шифр;
- марка;
- номер листа чертежа;
- подписи исполнителей.
При необходимости согласования чертежей слева от углового штампа помещается штамп

согласования.


Над угловым штампом могут даваться: перечень всех чертежей, входящих в состав данной

марки, примечания, условные обозначения и т.п. в зависимости от специфики организации.


3.25. На каждую марку составляется внутренняя опись, в которой указывается:
- порядковый номер;
- название чертежа;
- производственный номер;
- примечание.
3.26. На обложку каждой папки для хранения графического материала выносятся следующие

данные:
- название объекта;


- стадия проектирования;
- шифр объекта;
- индекс марки;
- вид документов.
3.27. Чертежи нетиповых изделий, элементов конструкций и узлов, эскизы

нестандартизированного оборудования, заказные спецификации, разрабатываемые для объектов

комплекса, но комплектуемые отдельно от чертежей марок проектов, оформляют в виде брошюр,

именуемых сериями.


В каждой брошюре должно быть не более 100 листов.
В сериях чертежей нетиповых изделий, элементов конструкций и узлов должно быть не менее
Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.
10 листов, при меньшем объеме материала его включают непосредственно в комплекты

соответствующих марок проектов.


3.28. Текстовая часть проекта состоит из титульного листа, оглавления, текстового материала, а

также различных приложений табличного и графического характера.


3.29. Титульный лист содержит следующие данные:
- наименование министерства или ведомства, в ведении которого находится организация;
- наименование организации-разработчика;
- название проекта (части);
- шифр;
- стадия;
- архивный номер;
- название отдела-исполнителя;
- фамилии должностных лиц;
- дата выпуска.
На обложку выносятся те же данные, кроме названия отдела-исполнителя и фамилий

должностных лиц.


3.30. Проект может состоять из нескольких томов, в каждом из которых после титульного листа

помещается перечень всех томов, который раскрывает состав данного проекта и состоит из

следующих компонентов: номер тома, название тома, исполнитель (головная организация или

субподрядчик), название составных частей проекта каждого тома.


Конструкторская документация
3.31. В угловом штампе чертежа содержатся следующие элементы:
а) наименование изделия, документа, его шифр;
б) название чертежа;
в) порядковый номер листа;
г) общее количество листов документа;
д) наименование или различительный индекс предприятия, выпустившего документ;
е) фамилии лиц, подписавших документ (подписи лиц, разработавших данный документ и

ответственных за нормоконтроль, являются обязательными);


ж) дата подписания документа;
з) инвентарный (архивный) номер;
Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.
и) подпись сотрудника СНТД, ответственного за приемку;
к) дата приемки;
л) записи о внесении изменений в чертеж;
м) ссылка на документ, послуживший основанием для внесения изменений;
н) подпись лица, копировавшего чертеж;
о) обозначение формата листа;
п) литера.
Кроме этих данных, в штампе чертежа могут указываться еще ряд служебных производственных

отметок, например название отдела выпустившего чертеж, дата выпуска чертежа и т.д.


3.32. Ко всем текстовым конструкторским документам составляется титульный лист, который

является первым листом данного документа и содержит следующие элементы:


а) наименование министерства или ведомства, в систему которого входит организация,

разработавшая документ;


б) наименование организации-разработчика;
в) должность и подпись лица, согласовавшего документ от организации-заказчика (в левой

части поля), должность и подпись лица, утвердившего документ от организации-разработчика (в

правой части поля);
г) наименование изделия и документа в соответствии с основной надписью на заглавном листе

документа;


д) обозначение документа (крупным шрифтом);
е) должности и подписи лиц, ответственных за выпуск документа;
ж) год выпуска документа.
Полное наименование изделия на титульном листе в основной надписи и при первом

упоминании в тексте документа должно быть одинаковым с наименованием его в основном

конструкторском документе.
3.33. Рисунки и фотографии к текстовым конструкторским документам располагаются или по

тексту документа, или в конце его, или даются в виде отдельного документа.


Приложение оформляется как продолжение текстового документа на последующих его листах

или выпускается в виде отдельного документа.


Каждое отдельное приложение должно начинаться с нового листа с указанием в правом

верхнем углу слова "приложение" и иметь тематический заголовок. При наличии нескольких

приложений к одному текстовому конструкторскому документу все они нумеруются арабскими

цифрами. При выпуске приложения отдельными документами на титульном листе под

наименованием и в основной надписи в графе "обозначение" под наименованием документа

указывается слово "приложение", а если их несколько - указывают также его порядковый номер.


3.34. При поформатном хранении конструкторской документации на этикетках ящиков

указываются крайние инвентарные номера чертежей.


Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.
3.35. При хранении конструкторской документации по изделиям на этикетках ящиков указывают

наименование и шифр изделия.


3.36. Светокопии подбираются в альбомы и в папки в следующей последовательности:
а) спецификация изделия, по которой комплектуются документы;
б) документы основного комплекта изделия (в порядке записи их в спецификации);
в) спецификации составных частей изделия и документы основного комплекса составных

частей изделия (в порядке возрастания обозначений);


г) чертежи деталей, записанные в спецификации основного изделия и всех составных частей (в

порядке возрастания обозначений).


3.37. При большом объеме документов их разделяют на рационально выбранные части и

комплектуют в несколько томов (альбомов).


Каждый альбом имеет твердую картонную обложку, на которой обозначают номер данной

части, общее количество частей и номер экземпляра альбома.


3.38. Титульный лист альбома светокопий содержит те же данные, что и титульный лист

подлинных документов.


Хранение научно-технических документальных материалов
3.39. В СНТД чертежи на кальках хранятся отдельно от сброшюрованных учетных единиц и

светокопий.


Аннулированные научно-технические документы хранятся отдельно от действующих.
Для предохранения калек от повреждения при светокопировании и пользовании, края калек

рекомендуется окантовывать специальной лентой на машинке.


3.40. Подлинные конструкторские документальные материалы, как правило, хранятся в

развернутом виде в выдвижных ящиках или на скалках. Рекомендуется укладывать в каждый ящик не

более 200 листов формата 11, 100 листов формата 22, 24 и 50 листов формата 44.
Допускается хранение калек в рулонах на стеллажах.
3.41. Подлинная проектная документация может храниться как в развернутом виде в

выдвижных ящиках, так и в сложенном виде в коробках или в твердых папках вертикально, однако

так, чтобы кальки находились в несжатом состоянии.
3.42. Сброшюрованные учетные единицы хранятся на стеллажах в вертикальном положении.
3.43. Отчеты по темам хранятся в порядке возрастания архивных номеров.
3.44. Проектная документация хранится по проектам, объектам, отдельным частям (маркам), а

внутри каждой марки - в порядке возрастания инвентарных (архивных) номеров.


3.45. Подлинники конструкторских документов хранятся поформатно в порядке возрастания
Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.
обозначений документов в пределах каждого формата и индекса предприятия-разработчика.
Подлинники могут храниться также поформатно в пределах индекса изделия, а в пределах

каждого формата - в порядке возрастания обозначений.


Возможна форма хранения подлинников в порядке возрастания обозначений документов без

учета их форматов, но в пределах индекса изделия.


Если подлинник документа выполнен на нескольких листах разных форматов, то все листы

хранятся вместе с листом большего формата <*>.


--------------------------------
<*> См. ГОСТ 2.501-68 ЕСКД.
3.46. Копии конструкторской документации хранятся полистно или в сброшюрованном виде

(папки, альбомы). Копии в альбомах и папках складываются на формат 11 или 12. Копии

документальных материалов, полученных от других организаций, хранятся в порядке возрастания

инвентарных номеров комплектов <**>.


--------------------------------
<**> См. ГОСТ 2.501-68 ЕСКД.
Использование научно-технической документации
3.47. Документальные материалы СНТД являются частью информационного фонда

организации; используются непосредственно сотрудниками самой организации, представителями

сторонних организаций по вопросам совместно проводимых научно-исследовательских, проектно-

конструкторских и строительно-монтажных работ, исследователями по проблемам истории науки и

техники, студентами и диссертантами.
3.48. Научно-техническими документальными материалами, хранящимися в СНТД, могут

пользоваться все сотрудники организации.


Лицам, не являющимся сотрудниками организации, документальные материалы выдаются для

ознакомления только в помещении СНТД по письменным запросам заинтересованных организаций и

с разрешения директора организации - держателя документальных материалов.
3.49. Подлинники документальных материалов для пользования в отделы не выдаются.
Подлинники документальных материалов выдаются только:
- для изготовления дубликатов;
- для внесения изменений при наличии оформленного "Извещения об изменении";
- для снятия светокопий по наряду, подписанному начальником отдела и начальником

(заведующим) СНТД.


Контрольные экземпляры (светокопии) документов выдаются сотрудникам организации на срок
Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.
не более 5 дней.
При необходимости задержать материалы свыше этого срока, они должны быть предъявлены

для перерегистрации. СНТД могут затребовать возвращения взятых документов ранее

установленного срока.
3.50. При получении документальных материалов абонент обязан проверить их состояние,

комплектность и расписаться в их получении в своем формуляре.


3.51. Передача полученных документальных материалов другим лицам запрещается.
3.52. При возвращении документальных материалов сотрудники СНТД обязаны проверить их

состояние, комплектность, расписаться в абонементной карточке и погасить расписку лица в его

присутствии.
3.53. В научно-технических документах запрещается делать какие бы то ни было пометки,

записи, изымать отдельные листы, чертежи, фотоснимки, схемы и заменять их другими, а также

вносить изменения без оформления "Извещения об изменении" в соответствии с действующими в

организации нормативными положениями.


3.54. При выездах в командировки, уходе в отпуск или при увольнении сотрудники организации

обязаны сдать в СНТД полученные ими документы.


3.55. На каждого сотрудника, пользующегося документальными материалами, заводится

формуляр библиотечного образца, который располагается в картотеке по алфавиту фамилий

абонентов.
3.56. На каждый выданный технический документ помимо формуляра составляется контрольная

карточка (см. Приложение N 2).


После возвращения документа запись о выдаче в карточке погашается, а карточка остается в

контрольной картотеке.


Карточки в контрольной картотеке располагаются в порядке возрастания архивных номеров.
3.57. В отдельных случаях СНТД могут высылать подлинники научно-технических документов

другим организациям, подчиненным тому же министерству, ведомству на основании письменных

запросов во временное пользование на срок не более 3-х месяцев, но с разрешения руководства

организации-разработчика и после обязательного согласования с научным руководителем или

ответственным исполнителем.
3.58. Передача научно-технических документальных материалов во временное пользование

другим организациям оформляется "актом приема-передачи" (см. Приложение N 3).


3.59. "Акт приема-передачи" составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в

организации - держателе подлинников, а второй - передается одновременно с передаваемыми

документами организации-получателю.
Акты хранятся в СНТД передающей и принимающей организации.
3.60. Организация - получатель документальных материалов во временное пользование должна

оставить в организации, передающий документальные материалы, гарантийное письмо, которое

составляется по произвольной форме.
3.61. Организация, выдавшая документальные материалы во временное пользование, имеет

право контролировать условия их хранения и использования.


Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.
3.62. При возвращении документальных материалов в СНТД проверяются их состав и

физическое состояние.


В случае отсутствия или повреждения документов заведующий (начальник) СНТД в

присутствии представителя организации, использовавшего материалы, составляет акт в двух

экземплярах. Один экземпляр акта направляется руководителю организации, которой были выданы

материалы, для принятия мер к розыску утраченных или восстановлению поврежденных документов,

а также для наложения взысканий на виновных; другой экземпляр акта докладывается руководителю

организации - держателю подлинников.


3.63. Утеря и неисправимые повреждения документальных материалов отмечаются в

инвентарной книге в графе "Примечания" со ссылкой на дату акта и оговариваются в заверительной

надписи сброшюрованной единицы хранения.
3.64. Запрещается опубликование в открытой печати сведений, полученных из документальных

материалов во временное пользование, а также делать ссылки на них без письменного разрешения

организации, составившей эти материалы, или ведомства, которому эта организация подчинена.
3.65. Конструкторские организации могут передавать свои документальные материалы на

постоянное хранение в период серийного или массового производства предприятиям-изготовителям.

Передаваться могут подлинные документальные материалы, дубликаты или учтенные копии этих

документов со всеми поправками по извещениям об изменениях, сделанных к началу передачи.


3.66. В ОТД (БТД) организации, передающей конструкторские документальные материалы на

постоянное пользование, в инвентарных книгах делается отметка о передаче подлинников, а на всех

оставляемых экземплярах копий ставится штамп "Подлинник в ОТД (БТД)..." с указанием

различительного индекса предприятия-изготовителя, которому переданы подлинники. Все функции

по дальнейшему учету, хранению, изменению и использованию подлинников возлагаются на

предприятие-изготовитель, получившее подлинники.


3.62. СНТД совместно с отделом научно-технической информации принимает участие в

подготовке к изданию информационных бюллетеней, перечней ежемесячных поступлений

документальных материалов, экспресс-информаций, сборников, каталогов, трудов,

библиографических обзоров, перечней аннотаций и других видов справочников. Научно-техническая

документация экспонируется на выставках и в музеях, используется на лекциях по распространению

технических и научных знаний и т.д.





Поделитесь с Вашими друзьями:
1   ...   4   5   6   7   8   9   10   11   ...   18


База данных защищена авторским правом ©znate.ru 2019
обратиться к администрации

    Главная страница