Правила работы служб научно-технической документации (отделов, бюро, архивов) научно-исследовательских, проектных, конструкторских, технологических организаций и предприятий


Раздел 6. ОФОРМЛЕНИЕ НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ



страница12/18
Дата17.08.2018
Размер1.22 Mb.
ТипПравила
1   ...   8   9   10   11   12   13   14   15   ...   18
Раздел 6. ОФОРМЛЕНИЕ НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ,
ОТОБРАННОЙ НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ, И ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ
ЕЕ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ
Оформление и описание научно-технической документации
6.1. Отобранная на государственное хранение научно-техническая документация формируется в

архивную единицу хранения, под которой понимается комплект, том, папка чертежей и других

документов, а также отдельный чертежный лист, если он не подлежит объединению с другими

документами.


В одну единицу хранения объединяются документальные материалы, относящиеся к одной

стадии или части проекта (объекта).


Документальные материалы одной стадии или какой-то определенной части проекта,

значительных по объему объектов могут составлять несколько единиц хранения. Документальные

материалы небольших по объему частей проекта могут объединяться в одну единицу хранения.
В каждой единице хранения должно быть не более 50 листов чертежей, приведенных к

"формату", равному формату 11.


6.2. На обложку каждой единицы хранения, сброшюрованной в том или заключенной в папку,

выносятся следующие элементы:


- наименование вышестоящей организации;
Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.
- наименование организации-разработчика;
- наименование структурного подразделения;
- заголовок;
- производственный индекс (шифр) проекта или темы;
- дата;
- количество листов.
На обложке проставляется вверху справа и внизу слева номер сдаточной описи и порядковый

номер ед. хр. по описи.


Обложки должны быть светлыми, надписи - только черной тушью.
6.3. Наименование организации пишется полностью в именительном падеже в верхней части

обложки, в скобках указывается принятое сокращенное наименование. Если наименование

организации менялось, то на обложку ед. хр. выносится наименование организации того периода

времени, когда были разработаны документальные материалы.


6.4. В заголовок единицы хранения выносятся следующие элементы:
а) для проектной документации - название проекта (объекта), стадии проекта, части,

наименование отдельных видов технических документов;


б) для конструкторской документации - название проекта (изделия), стадии; наименование

группы, сборочной единицы (узла), отдельных видов технических документов;


в) для отчетов по теме - название темы, отчета, этап работы.
При описании единиц хранения на обложке не допускается изменение первоначального

названия проекта, темы, отчета.


При описании ед. хр. индивидуальных проектов обязательно указывается местонахождение

объекта (город, улица), а при описании типовых проектов - их серия. К названию проекта

добавляется слово "типовой". Стадия проекта указывается с новой строки с большой буквы.
С новой строки пишется название части проекта, входящей в состав описываемой ед. хр. и

номер тома, если ед. хр. состоит из нескольких томов.


При описании проектов "привязки" типовых проектов обязательно после названия проекта в

скобках указывается ее принадлежность к определенному типовому проекту; при описании отчетов

по теме кроме названия отчета выносится также фамилия руководителя темы и ее исполнителей.
6.5. Каждая единица хранения должна быть полистно пронумерована. Нумерация листов

валовая, в случае пропуска порядкового номера, можно проставлять с номером букву "а", "б", "в" и т.д.


6.6. На каждом листе чертежа проставляется номер ед. хр. по сдаточной описи и через дробь

порядковый номер чертежа по внутренней описи.


Номер ед. хр. и порядковый номер проставляется на чертежах в левом нижнем углу с оборотной

стороны углового штампа; на картах, планшетах, фотокопиях - в левом верхнем углу с оборотной

стороны простым черным карандашом.
Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.
6.7. На графическую проектно-конструкторскую документацию каждой ед. хр. на отдельных

листах составляется внутренняя опись (См. Приложение N 11).


6.8. В конце каждой ед. хр. на отдельном листе составляется заверительная надпись, в которой

цифрами и прописью указывается количество листов, должность и фамилия сотрудника,

проводившего нумерацию, подпись и дата.
Составление сдаточной описи
6.9. Научно-технические документальные материалы, отобранные на государственные

хранения, включаются в сдаточную опись.


Сдаточная опись составляется отдельно на проектную, конструкторско-технологическую и

научно-исследовательскую документацию и имеет свою индексацию: I П; I К; I Н.


6.10. Сдаточные описи на проектную, конструкторско-технологическую и научно-

исследовательскую документацию составляются по форме (см. Приложение N 12 и N 13).


6.11. Ед. хр. включается в сдаточную опись комплексно, т.е. относящиеся к одному и тому же

проекту (объекту) или одной теме, отчету, независимо от времени разработки.


6.12. Комплексы ед. хр. проектно-конструкторской документации систематизируются в

сдаточной описи по предметно-тематическому признаку. Например, проектно-планировочная

документация может быть систематизирована по видам строительства (городскому, гражданскому,

промышленному), а внутри каждого вида строительства по стадиям, их частям или по номерам

объектов, алфавиту названий объектов и т.п.
Комплексы НИР и ОКР систематизируются по алфавиту названий или по алфавиту фамилий

руководителей тем.


Диссертации, монографии, авторефераты систематизируются также как и научные работы.
6.13. В сдаточную опись под отдельным порядковым номером вносится каждая ед. хр., каждый

том (часть). Если том последний, то обязательно указывается "последний".


Если к одному проекту относится несколько единиц хранения, то каждая из них должна иметь

свой заголовок, но название самого проекта указывается только один раз (перед всеми единицами

хранения, относящимися к определенному проекту).
6.14. К сдаточным описям на проектную, конструкторско-технологическую и научно-

исследовательскую документацию составляются:


- оглавление;
- предисловие, где дается краткая характеристика, отобранных на госхранение документальных

материалов, их полнота, принципы и особенности построения описи, организации-субподрядчики и

др. сведения;
- указатели: проектов; конструкторских и научных разработок; именные (авторские);

географические; тематические и др.


- список сокращенных слов.
Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.
Оставление отборочного списка
6.15 Научно-техническая документация, не подлежащая передаче на государственное хранение и

утратившая практическое значение для организации, включается в отборочный список, который

составляется по форме (см. Приложение N 14).
6.16. В отборочный список, в отличие от сдаточной описи, под одним порядковым номером

можно включить документальные материалы комплексно (т.е. относящиеся к одной части проекта,

сборочной единицы) с указанием общего количества листов (томов) <*>.
--------------------------------
<*> При обработке документальных материалов сотрудниками хозрасчетного отдела

государственного архива указывается общее количество ед. хр.


Однотипные документальные материалы, относящиеся к разным проектам, также могут

вноситься в отборочный список под одним порядковым номером (пример: Сметы к проектам за -

годы).
Каждая единица хранения научно-исследовательской документации вносится в отборочный

список под своим отдельным порядковым номером.


6.17. Отборочный список на проектно-конструкторскую документацию составляется по

хронологическому или хронологическо-тематическому принципу, а на научно-исследовательскую

документацию - по хронологии, а внутри - в порядке возрастания архивных номеров единиц

хранения.


6.18. К отборочному списку составляются: оглавление, предисловие, список сокращенных слов.
Порядок представления сдаточных описей и отборочного списка
на ЭПК архивного учреждения
6.19. Составленные и надлежащим образом оформленные сдаточные описи и отборочные

списки представляются на рассмотрение ЭПК архивного учреждения вместе с протоколом заседания

ЭК организации.
6.20. На рассмотрение ЭПК поступают одновременно сдаточные описи на все виды научно-

технической документации и отборочные списки, составленные за один и тот же период времени.


6.21. При первичном представлении документации на утверждении ЭПК архивного учреждения

прилагается историческая справка (см. Приложение N 15), которая составляется на фирменном

бланке организации и подписывается председателем и членами ЭК организации.
При последующих представлениях сдаточных описей на утверждение ЭПК архивного
Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.
учреждения прилагаются только дополнительные сведения о происшедших изменениях в

наименовании, структуре, функциях организации и т.д.


6.22. Рассмотрение сдаточных описей и отборочных списков на ЭПК архивного учреждения

происходит после ознакомления эксперта архивного учреждения на месте с результатами работы ЭК

организации и представления им положительного заключения о документальных материалах,

отобранных на государственное хранение и на уничтожение, а также при условии наличия в

организации утвержденной номенклатуры дел текущего делопроизводства и заполненного бланка

паспорта.


6.23. Сдаточные описи представляются на рассмотрение ЭПК архивного учреждения в 5-ти

экземплярах, а отборочный список в 2-х экземплярах.


Первые четыре экземпляра сдаточной описи и первый экземпляр отборочного списка остаются

в государственном архиве, а остальные утвержденные экземпляры возвращаются в организацию

вместе с выпиской из протокола заседания ЭПК архивного учреждения.
* * *
6.24. Документальные материалы, отобранные на государственное хранение, до передачи их в

государственный архив хранятся в СНТД отдельно от другой документации по порядку номеров по

сдаточной описи.
6.25. Документальные материалы, внесенные в сдаточные описи и утвержденные на ЭПК

архивного учреждения, исключаются из инвентарных книг, путем проставления в графе

"Примечание" - переданы в государственный архив.
Номера уничтоженных документов другим документальным материалам не присваиваются.
6.26. Сдаточные описи, отборочные списки и выписки из протоколов заседания ЭПК архивного

учреждения хранятся в СНТД в отдельных папках.


6.27. Документальные материалы, отобранные на уничтожение, сдаются организациям по

заготовке вторичного сырья или на бумагоперерабатывающие фабрики.


6.28. Прием научно-технической документации на государственное хранение оформляется

"Приемо-сдаточным актом" (см. Приложение N 16), который составляется в 2-х экземплярах.


6.29. Научно-техническая документация передается организацией на государственное хранение

после минования в ней практической надобности, но не ранее сроков хранения, указанных в

"Перечне научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы СССР".

М., 1969.


Архивные учреждения в отдельных случаях могут изменять сроки приема документации на

государственное хранение по договоренности с организацией.


6.30. Подготовка, упаковка, перевозка документальных материалов, подлежащих передаче в

государственный архив, производится за счет средств организации, сдающей материалы.


Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.



Поделитесь с Вашими друзьями:
1   ...   8   9   10   11   12   13   14   15   ...   18


База данных защищена авторским правом ©znate.ru 2019
обратиться к администрации

    Главная страница